Debetfactuur
De term debetfactuur doet bij veel mensen wel een belletje rinkelen. Echter is niet altijd meteen volledig duidelijk wat een debetfactuur nu inhoudt.
Wat betekent een debetfactuur?
Een debetfactuur wordt vaak ook een debetnota genoemd. Een factuur van dit type maakt het nodig om een aanpassing te doen op een origineel verstuurde factuur. Er zijn verschillende situaties waarin hier behoefte aan is. Voorbeelden van de toepassing van een debetfactuur zijn bijvoorbeeld:
- Te weinig in rekening gebracht: In sommige ondernemingen kan er sprake van zijn dat het totaalbedrag hoger oploopt dan vooraf verwacht. Bijvoorbeeld wanneer er een grote mate van onduidelijkheid in het spel is. Een debetfactuur versturen is dan de juiste werkwijze om toch het juiste bedrag aan de klant in rekening te brengen. Met een debetfactuur verhoog je het totaalbedrag van de factuur dus.
- Administratieve fout: Het komt ook weleens voor dat er simpelweg een administratieve fout is gemaakt. Hierdoor is er bijvoorbeeld in de eerste plaats een hele vreemde factuur verstuurd. Eentje zonder bedrag of met een veel te laag bedrag. Hierdoor moet er dan een debetfactuur aan te pas komen om alsnog het juiste totaalbedrag voor de klant in rekening te brengen.
In al deze gevallen mag je dus concluderen dat een klant uiteindelijk meer moet betalen dan op de originele factuur nodig was.
Debetfacturen kennen dezelfde eisen en opmaak als een gewone factuur, het totaalbedrag is positief. Indien het bedrag niet positief maar negatief is, dan stuur je een creditnota.
Waaruit moet een debetfactuur precies bestaan?
Net als een ‘gewone’ verkoopfactuur moet ook een debetfactuur aan een aantal voorwaarden voldoen om als legitiem te mogen worden beschouwd. Het gaat dan om de volgende voorwaarden:
- Factuurdatum: Wanneer ben je van plan de debetfactuur richting de klant te sturen? Noteer deze datum op de factuur.
- BTW bedrag: Neem het juiste BTW bedrag over de levering in de factuur op.
- Naam: Noteer ook de naam van jouw onderneming.
- Adresgegevens: Hetzelfde geldt voor de bekende adresgegevens van de organisatie.
- Omschrijving levering: Welk product of dienst heb je aan de klant geleverd? Neem hiervan een duidelijke omschrijving op in de debetfactuur.
- Expliciete verwijzing originele factuur: Tot slot moet ook heel duidelijk zijn dat het om een correctie van de originele factuur gaat. Voeg hier dan ook een expliciete verwijzing aan toe.
Zie een vollegid overzicht in de blog “De minimaal benodigde gegevens op een factuur“.