Rijd je met een zakelijke auto ook privé kilometers of maak je met je privé auto ook zakelijke ritten? In beide gevallen is een rittenregistratie belangrijk. Je kilometerregistratie vormt een belangrijke bewijslast naar de Belastingdienst en maakt onderdeel uit van je (bedrijfs)administratie.
Een sluitende kilometerregistratie is ook onderdeel van je bedrijfsadministratie
Privé kilometers met een zakelijke auto
Wanneer je meer dan 500 km per jaar privé rijdt met de auto van de zaak is er sprake van ‘bijtelling’ en zal je een percentage van de cataloguswaarde bij je inkomsten moeten optellen. Zolang je minder dan 500 km privé rijdt heb je géén bijtelling, maar moet je dit wel met een sluitende kilometerregistratie kunnen aantonen. Daarnaast moet je BTW afdragen over het privé gebruik van de auto van de zaak.
Zakelijke kilometers met een privé auto
De zakelijke kilometers die worden gereden in de privé auto, mogen worden door belast aan de zaak. Dit zijn immers kosten voor je onderneming. De gereden kilometers mag je dan à 19 cent per kilometer declareren. Ook in deze situatie moet er een kilometerregistratie worden bijgehouden.
Voorwaarde is wel dat alle kosten die gemaakt worden voor de auto vanuit privé zijn betaald of in geval ze door de zaak zijn betaald moeten worden doorbelast aan privé. Er mogen behalve de verreden kilometers voor de zaak géén andere autokosten ten laste van de onderneming worden gebracht. Pro rato mag wel een deel van BTW van de autokosten vanuit privé betaald, worden verrekend in de laatste BTW aangifte van het jaar. Bewaar de inkoopnota’s en bonnen dus goed, waarop BTW in rekening is gebracht.
Kilometerregistratie: wat moet ik vastleggen?
De auto’s/ vervoermiddelen met aanschafdatum
Betreft het een auto van de zaak of privé
Kilometerstand aan het begin- en eindstand op 31 decemer
Plaats van vertrek en bestemming
Degene of bedrijf dat bezocht wordt / reden van bezoek
Opmerking als er van er van standaard route wordt afgeweken. Dit kan zich voordoen bij wegafsluitingen, omleidingen, files etc.
Het online boekhoudpakket van Asperion beschikt standaard over een kilometerregistratie, waarmee eenvoudig de ritten kunnen worden bijgehouden. Meer informatie over de kilometerregistratie in Asperion : Lees de online help.
Asperion biedt méér dan Online Boekhouden. Door functies te ontwikkelen zoals de rittenregistratie maakt Asperion het ondernemers nog makkelijker. Nog geen Asperion Online Boekhoudpakket? Probeer 30 dagen gratis.
Binnen het MKB wordt er dagelijks hard gewerkt om nieuwe klanten aan te trekken, offertes uit te werken en bestaande klanten zo goed mogelijk te bedienen. Hierbij komt de financiële administratie vaak op de laatste plaats en is daarmee helaas een ondergeschoven kindje. Een goed opgezet debiteurenbeheer is minstens zo belangrijk.
Geld is pas verdiend zodra de factuur is betaald.
Is er voldoende aandacht voor de financiële administratie?
Men zegt dat aan de voorkant het geld wordt verdiend. Maar is dit ook werkelijk zo? Het antwoord op deze vraag is dat dit ten delen waar is. Uiteraard dient er focus te zijn op de ‘voorkant’ van het bedrijf waar de klantrelaties worden gewaarborgd en de dienst en/of het product wordt geleverd. Echter, dat is maar de helft van het verhaal. Het is van even groot belang dat alle energie die aan de voorkant in het bedrijf wordt gestoken in balans is met de aandacht die gegeven wordt aan de financiële administratie.
Door te weinig aandacht voor het debiteurenbeheer is het mogelijk dat bedrijven kunnen omkomen in het werk en tegelijkertijd toch maar net het hoofd boven water kunnen houden. Daarom is het dus belangrijk dat er tijdig gefactureerd, en vooral, betaald wordt.
Evenwicht tussen geven en nemen
Het komt dus aan op een simpel evenwicht tussen geven en nemen. Een bedrijf dat aan de voorkant levert, hoort aan de achterkant te worden beloond. Het is namelijk niet alleen uw volste recht om achter het verdiende geld aan te zitten, het is ook van onnoemlijk belang voor de continuïteit van uw organisatie.
Kortom, onze tip: besteed voldoende tijd aan het debiteurenbeheer, want het geld is pas verdiend zodra de factuur is betaald.
Payq Incasso
Dankzij de nieuwe samenwerking tussen Online Boekhoud Software Asperion en Payq Incasso zal hier periodiek een tip worden gepost die van nut kan zijn voor goed debiteurenbeheer.
Heeft u een onbetaalde factuur en wilt u deze uitbesteden? Payq Incasso biedt een oplossing. Middels een koppeling met Asperion kunt u met één druk op de knop onbetaalde facturen uit handen geven.
U heeft een dienst geleverd en nu wordt uw factuur niet betaald. Bellen en mailen van uw kant geeft geen resultaat, het kost veel tijd, er worden beloftes gedaan, maar het geld komt niet binnen. Het inschakelen van een incassobureau is dan vaak nog de enige oplossing. Dankzij een directe koppeling tussen Asperion en Payq Incasso kunnen deze openstaande facturen nu uit handen worden gegeven.
Wanneer u klant bent van Payq Incasso kan er een directe koppeling worden gelegd naar uw administratie in Asperion. Vervolgens ontvangt u iedere week automatisch een e-mail bericht met alle facturen die nog openstaan. U selecteert de betreffende facturen en met één muisklik geeft u deze uit handen.
Via het online portaal van Payq Incasso kan dan op ieder gewenst moment de status van de dossiers worden gevolgd.
API Partner Payq incasso haalt automatisch openstaande facturen op uit de boekhouding
Asperion gebruikers profiteren van een extra interessante voordelen op de diensten van Payq incasso. Voor meer informatie over de koppeling : https://payq.nl/asperion
Over Payq Incasso
Payq incasseert grote en kleine portefeuilles aan vorderingen. Incasseren doen we door middel van persoonlijk contact ondersteund door de nieuwste technologieën. We benaderen ieder klanttype op een specifieke, effectieve wijze voor een optimaal resultaat.
Over Asperion
Asperion biedt méér dan Online Boekhouden. Door de directe koppelingen met andere software pakketten maakt Asperion ondernemen makkelijker. Nog geen Asperion Online Boekhoudpakket?
Werk je met Simple-Simon voor jouw digitale werkbonnen? Dan is er goed nieuws! Vanaf nu is er een volledig geautomatiseerde koppeling tussen Simple-Simon en Asperion Online Boekhouden. Zo haal je het maximale eruit en worden jouw afgeronde werkbonnen direct als factuur aangemaakt in je boekhouding.
Koppeling tussen Asperion en Simple-Simon werkbonnen-app
Ook als je nog met papieren werkbonnen werkt -alleen of met een complete buitendienst- is de koppeling een uitkomst. De tijd die je nu kwijt bent aan het overnemen van de werkbonnen in je boekhouding kan nu volledig geautomatiseerd. Je bent verlost van de rompslomp met al dat papier. Vanaf nú dus inzicht in je planning en de administratie is eveneens bijgewerkt.
Het is erg eenvoudig om de koppeling te realiseren. Simple-Simon heeft een integratieproces gebouwd, dat de Slimme Werkbon App binnen no-time koppelt met Asperion. Je hebt Simon met een paar muisklikken gekoppeld met jouw boekhoudpakket!
Bunq heeft een nieuwe manier geïntroduceerd om een koppeling te maken met je boekhouding. De huidige ‘connect’-koppeling komt binnenkort te vervallen. Hiervoor in de plaats is er een ‘oauth’verbinding gekomen. Het is van belang, als je de automatische mutaties wilt blijven ontvangen over te stappen op deze nieuwe methode.
Overstappen is eenvoudig via onderstaande instructie.
Stap 1 : Verbreek de huidige connect – koppeling:
– Open de bunq app en ga naar je zakelijke rekening. – Ga naar Instellingen -> Connect. – Verbreek de verbinding met Asperion.
Stap 2 : Maak een nieuwe oauth verbinding
– Open op je PC/Mac de Asperion applicatie (https://login.asperion.nl/) – Ga naar: Setup-Wizard -> Bankieren -> Bankkoppeling – Open de tab: “Bunq Bank”en klik op de knop: “Koppeling Bunq maken” – Er wordt een nieuw scherm geopend met een QR-code.
– Open je Bunq app. – Open de te koppelen zakelijke rekening in de Bunq app. – Klik op de scan knop. – Scan de QR-code van het scherm met de bunq app en controleer in de app of de juiste zakelijke rekening wordt gekoppeld en bevestig de koppeling in de app.
– Op je PC/Mac wordt je teruggestuurd naar het Asperion scherm. (Het hokje “Mutaties” is nu aangevinkt)
Verhuisbedrijven hebben nu een ideale combinatie tot hun beschikking: met de API integratie tussen SoftMoving en Asperion is het gehele bedrijfsproces nu te automatiseren.
SoftMoving is ontwikkeld om verhuisbedrijven efficiënter te maken vanaf het begin van het proces. Met de integratie tussen de Online Boekhoudsoftware van Asperion is de cirkel rond. Werkbonnen uit de SoftMoving applicatie worden omgezet in facturen in Asperion.
De SoftMoving software biedt je verhuisbedrijf een op maat gemaakte SaaS oplossing: van aanvraag tot verhuizing en inzicht, van werkbon tot geautomatiseerde e-mail naar de klant en alles daartussen. Voor de zakelijke en particuliere verhuizingen. Het gehele proces in één omgeving altijd volledig up-to-date.
Over Asperion
Asperion biedt méér dan Online Boekhouden. Door de directe koppelingen met andere software pakketten maakt Asperion ondernemen makkelijker. Nog geen Asperion Online Boekhoudpakket? Probeer 30 dagen gratis.
Ondernemers die gebruik maken van uitzendkrachten of andere vormen van ingehuurd personeel hebben vaak te maken met een G-Rekening. De ontvangen facturen voor de inhuur van personeel moeten veelal worden voldaan op 2 verschillende rekeningen. Een percentage van het factuurbedrag moet dan naar de G-rekening worden overgemaakt.
Asperion heeft voor deze ondernemers nu een handigheid toegevoegd, waardoor het uitsplitsen van deze betaling automatisch gebeurt en de bedragen opgesplitst worden aangeboden in de betaalbatch aan de bank.
Maakt u zelf gebruik van een G-rekening en moet dit op de factuur worden weergegeven aan uw klanten, dan is dit uiteraard ook mogelijk. Lees hierover in de online help: Werken met de G-rekening voor debiteuren
G-rekening bij uw leveranciers
Wat is een G-Rekening?
Een G-rekening is een geblokkeerde rekening die alleen bestemd is voor het doen van betalingen aan de Belastingdienst of onderaannemer. Er kunnen bedragen naar worden overgeschreven door derden.
Het percentage wat naar een G-rekening overgemaakt spreken uitlener/doorlener en inlener af.
Als er personeel wordt ingeleend of doorgeleend op de Nederlandse markt, dan gaat de inleners-aansprakelijkheid een rol spelen. Dit is het risico voor loonheffingen (loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage op grond van de Zorgverzekeringswet) en BTW die een uitlener dient af te dragen aan de Belastingdienst. De inlener van het personeel kan voor het uitblijven van deze betalingen aansprakelijk worden gesteld. Door deze bedragen over te maken naar een G-rekening wordt de verschuldigde afdracht veilig gesteld.
Met slimme boekhoudsoftware kan er veel efficiënter worden gewerkt. Het gebruik ervan wordt echter nog vaak gezien als een extra kostenpost. Maar is dit wel zo? Of is het een investering in de toekomst?
Met slimme online boekhoudsoftware bespaart u tijd, kunt u uw cliënten meer betrekken bij het proces en is het mogelijk om uw rol van “accountant” uit te laten groeien tot “winstadviseur”.
Wilt u weten hoe u slimme software kunt inzetten en deze voor ú te laten werken? Hieronder zijn enkele tips die u in staat stellen de volgende stap te maken en te investeren in de toekomst van accountancy.
Investeren in slimme software
Tip 1: Van schoenendoos naar digitaal verzenden
De tijd van de ouderwetse schoenendoos is voorbij en boekstukken kunnen digitaal worden aangeleverd! Door middel van een mobiele app of een e-mailadres gekoppeld aan de boekhouding kunnen boekstukken eenvoudig direct in de administratie worden gezet. Dat scheelt u veel tijd met het uploaden en uitzoeken ervan! Ook kunnen inkoopfacturen steeds vaker elektronisch worden ontvangen in het standaard UBL-formaat en kunnen verkoopfacturen met dit bestand worden verstuurd.
Tip 2: Leer uw cliënten meewerken
Betrek uw cliënten bij de administratie en leer ze hoe ze zelf taken kunnen uitvoeren in hun eigen administratie. Cliënten kunnen bijvoorbeeld eenvoudig zelf direct vanuit het boekhoudpakket verkoopfacturen maken en versturen. Laat cliënten daarnaast inkoopfacturen en bonnen zelf scannen of versturen aan hun administratie.
Met een modern boekhoudpakket kunnen gebruikers zelfs zonder enige kennis van of ervaring met boekhouden zelf inkoopfacturen en bonnen registreren of laten verwerken m.b.v. de scan -en herkenfunctie (OCR). Asperion heeft producten voor elke vorm van samenwerking met uw cliënt. Afhankelijk van wat uw cliënt wil of kan doen in de administratie, kan de Accountancy Desk van Asperion u adviseren en helpen met inrichten.
Als klanten zelf het simpele invoer werk van u overnemen, kunt u de tijd die dit bespaart anders gebruiken om bijvoorbeeld méér klanten te bedienen en intensiever te begeleiden.
Tip 3: Stap voor stap
Probeer niet in een keer al uw cliënten naar de nieuwe werkwijze om te zetten, een goede eerste begeleiding kost tijd en maak van te voren een selectie van uw cliënten, die dit snel kunnen oppakken. Maak duidelijk welke voordelen dit voor hen biedt: inzage in omzet en kosten en werken met cijfers die up to date zijn.
Ook binnen uw organisatie zal er nog het een en ander moeten veranderen. Leer eerst zelf omgaan met de nieuwe software mogelijkheden en maak ook de overige collega's enthousiast. Gebruik de eerste cliënten als een leer traject, gebruik de opgedane ervaringen bij de volgende cliënten. Neem ook collega's steeds mee in dit verandertraject. Verdeel de taken en laat ze ervaren hoe de nieuwe rol als adviseur het werk vooral ook leuker maakt.
Asperion biedt een flexibele abonnementen, waarbij de software functies modulair kunnen worden afgenomen. De extra kosten die u maakt en tijdsinvestering in het begintraject worden dan zeker op termijn ruimschoots terugverdiend. Daarnaast verhoogt het de betrokkenheid en tevredenheid van uw cliënten!
Tip 4: Automatiseer zoveel mogelijk handwerk
Activeer automatische bankkoppelingen met de administratie. Bankmutaties komen nu automatisch in de boekhouding terecht.
Bankmutaties worden automatisch gematcht met openstaande facturen en bonnen.
Met scan-en-herken (OCR) technologie worden de facturen en bonnetjes automatisch herkend en geboekt: dit geldt doorgaans voor 76% van de facturen en scheelt dus heel veel invoertijd.
Laat facturen en bonnen rechtstreeks in de administratie binnenkomen. Geef leveranciers het e-mailadres van de administratie en laat de cliënt bonnen en facturen direct scannen met de mobiele app.
Laat de btw-aangifte online accorderen door uw cliënten en stuur deze direct vanuit de administratie naar de Belastingdienst en laat cliënten de omzetbelasting direct via iDEAL betalen.
Door zoveel mogelijk handwerk te automatiseren wordt veel tijd bespaard. Tijd die u kunt besteden aan het vinden én aannemen van nieuwe klanten.
Tip 5: Plan vaste contactmomenten met je cliënt
Door op vaste tijden contact te hebben met uw cliënten, voelen zij zich veel meer betrokken bij de administratie. Deel de resultaten tot nu toe en geef advies.
Er is nu ook druk ontstaan bij de cliënt om de boekstukken tijdig aan te leveren. Dit bevordert het inzicht in de administratie en scheelt veel uitzoekwerk achteraf. Maak duidelijke afspraken wat de cliënt doet en welke werkzaamheden u zelf doet voor de cliënt en wanneer.
Deze werkwijze maakt een ander verdienmodel mogelijk. Spreek bijvoorbeeld een maandelijks tarief af voor uw diensten. Cliënten willen steeds minder betalen voor invoerwerk, terwijl ze voor goed advies wel willen betalen. Uw rol verandert en met een up-to-date administratie kan de focus nu echt gericht worden op advisering van de cliënt. Met goed advies voelt een cliënt zich beter geholpen en zal dit bijdragen tot een langdurige relatie.
Tip 6: Meet de besparing
Aan het gebruik van slimme online software zijn kosten verbonden. Maar als die software meteen méér besparing oplevert dan dat deze kost, dan zou het gebruik ervan een logische stap zijn. Een eenvoudige manier om besparingen te meten doet u aan de hand van de hoeveelheid tijd die u per maand aan een cliënt besteedt: met de tarieven van tegenwoordig kunnen de maandelijkse softwarekosten al terugverdiend worden als u per maand een kwartier minder tijd aan een cliënt hoeft te besteden. Bespaart u méér tijd? Dan is dat pure winst!
Accountants die klaar zijn voor de toekomst, investeren in slimme boekhoudsoftware
Vrijblijvend een toekomst check?
Asperion biedt een all-in-one oplossing met de nieuwste technologieën voor de accountancy, zodat u de eerste belangrijke stap naar “winstadviseur” kunt maken!
De Accountancy Desk van Asperion helpt accountants met de transitie naar de toekomst. Met een online toekomst check, brengen we in kaart waar u efficiency kunt behalen en de mogelijkheden voor uw kantoor laten zien.
Heeft u vragen of wilt u vrijblijvend een demo van onze oplossingen voor de toekomst van accountancy? Stuur een e-mail aan: accountancydesk@asperion.nl
We zien hoe maatregelen en gevolgen van het coronavirus onze samenleving beïnvloeden Het coronavirus heeft Nederland inmiddels stevig in haar greep.
Van de regering en het RIVM heeft het Nederlandse bedrijfsleven nieuwe richtlijnen gekregen, wat zowel ons als u als ondernemer raakt.
Op Asperion kunt u blijven rekenen
De juiste tools om uw onderneming te sturen zijn in de huidige situatie belangrijker dan ooit en onze software speelt daarin een sleutelrol.
Onze dienstverlening blijft ongewijzigd doorgaan ondanks de maatregelen i.v.m. het coronavirus.
Wel hebben we er voor gezorgd dat al onze medewerkers voortaan vanuit huis werken om geen risico te nemen met hun gezondheid en om hen in staat te stellen hun schoolgaande kinderen op te kunnen vangen. Alle medewerkers beschikken over de technische mogelijkheden om hun werk vanuit huis te kunnen blijven doen, zodat de kwaliteit van onze dienstverlening, ook tijdens de coronavirus crisis, er niet of nauwelijks onder hoeft te lijden.
We hebben wel het verzoek aan u om uw vragen zo veel mogelijk per e-mail te stellen (helpdesk@asperion.nl) omdat dit de correcte en tijdige beantwoording ervan ten goede zal komen.
Eventuele trainingen en bezoek afspraken kunnen voorlopig uiteraard niet doorgaan. We zullen nieuwe afspraken voorstellen zodra duidelijk wordt dat dit verantwoord lijkt en toegestaan is van overheidswege.
Wat betekent dit voor U?
De overheids maatregelen tegen de verdere verspreiding van het coronavirus zullen ook impact hebben op u als ondernemer. Uiteraard vinden we de situatie erg vervelend, maar we proberen binnen onze mogelijkheden er alles aan te doen om u zo goed mogelijk te blijven helpen en waar mogelijk mee te denken met het oplossen van moeilijke situaties.
Wellicht zullen uw medewerkers ook vanuit huis gaan werken en zouden uw klanten ook in de problemen kunnen komen. We hebben een aantal tips verzameld, die u wellicht behulpzaam kunnen zijn. Deze tips vindt u op deze pagina.
Bij voorbaat danken we u voor uw medewerking en begrip, als zaken in deze tijd wat anders lopen dan u van ons gewend bent.
Indien mogelijk, dwing het gebruik af van een Virtual Private Network (VPN) naar het bedrijfsnetwerk.
Spreek af waar bepaalde bestanden opgeslagen mogen worden (het elektronisch dossier bijv.).
Tips voor MKB en ZZP gebruikers
Gebruik uw administratie nu meer dan ooit om uw omzet en kosten goed in de gaten te houden:
Van wie krijgt u nog geld en zouden deze debiteuren nu (nog) kunnen betalen?
Maak afspraken met debiteuren die nu niet kunnen betalen over een betalingsregeling.
Houd uw kosten goed in de gaten: welke kosten zijn niet strikt noodzakelijk de komende maanden en kunt u wellicht beperken.
Indien nodig, spreek met leveranciers van kosten die strikt noodzakelijk zijn, een betalingsregeling af.
Bekijk of u in aanmerking komt voor tegemoetkomingen uit het steunpakket van de overheid en administreer nauwkeurig i.v.m de mogelijk vereiste latere bewijsvoering. Uw adviseur kan u daarbij goed adviseren.
Werken er medewerkers vanuit huis, maak hiermee dan duidelijke afspraken en verplicht bijvoorbeeld het gebruik van de 2-way-factor authenticatie.
