Als ondernemer – of je nu startend bent of al een goedlopende zaak hebt – is het van groot belang om de boekhouding op orde te hebben. Een boekhouding maakt niet alleen voor jezelf inzichtelijk hoe je bedrijf ervoor staat, maar ook is het een wettelijke verplichting om een controleerbare boekhouding te voeren. Voor het bijhouden van de boekhouding zijn verschillende (online) programma’s beschikbaar. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om je boekhouding – deels of volledig – uit te besteden aan een boekhouder, accountant of administratiekantoor.
Waar voldoet een goede boekhouding aan?
De Belastingdienst stelt een aantal verplichte eisen aan de boekhouding van een bedrijf of onderneming. Deze eisen zijn afhankelijk van de soort onderneming. Voor een B.V zijn deze anders, dan voor een ondernemer met een eenmanszaak. Laat je hierover dus goed informeren. De belangrijkste eisen aan de boekhouding zijn:
- Een compleet overzicht van inkomende en uitgaande facturen wanneer je btw-plichtig bent is het belangrijk dat op alle facturen het juiste btw-tarief en het btw-bedrag staan vermeld.
- Transactieoverzichten van de bank en indien van toepassing de cash transacties
- Contracten, overeenkomsten, uitgebrachte offertes en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
- Urenadministratie
- Kilometeradministratie / reiskosten
- Inzicht in de af te dragen en te verrekenen BTW: BTW aangiften
Scheiding tussen zakelijk en privé
Het is belangrijk om de inkomsten en uitgaven die je voor je onderneming ontvangt en uitgeeft, gescheiden houdt van je privé-uitgaven. Hierdoor blijft het overzichtelijk welke transacties er voor de onderneming plaatsvinden. Aangeraden wordt om voor je bedrijf een aparte bankrekening te openen en deze alleen te gebruiken voor zakelijke transacties. Laat alle betalingen die je ontvangt en uitgeeft voor je zaak via deze bankrekening lopen. Bij vrijwel alle banken kun je hiervoor een zakelijke rekening openen, die voor startende ondernemers in de meeste gevallen ook nog een bepaalde periode gratis is. Banken bieden ook automatische koppelingen met boekhoudprogramma’s aan, zodat transacties direct klaar staan in je boekhouding, wat wel zo gemakkelijk is en je daardoor niets mist. Probeer om betalingen zo min mogelijk – het liefst helemaal niet – contant te betalen.
Boekhoudsoftware
Het bijhouden van de boekhouding kan op verschillende manieren. Je kunt het volledig handmatig in bijvoorbeeld een Excel-sheet bijhouden, maar er is ook speciale boekhoudsoftware beschikbaar. Met een (online) boekhoudprogramma is het vrij eenvoudig om inzichtelijk en volgens de gestelde eisen je boekhouding op orde te houden.
Een boekhoudprogramma helpt je meestal stap-voor-stap – bij het opzetten en bijhouden van een overzichtelijke boekhouding. Dit kun je met een beetje oefening veelal prima zelf doen. Je kunt er ook voor kiezen om de werkzaamheden deels door een accountant- of administratie kantoor te laten doen.
In de meeste boekhoudprogramma’s kun je offertes en facturen opstellen, direct versturen en verwerken in de administratie. Vaak is een koppeling met je bankaccount en/of de betaalomgeving van je website of webshop ook mogelijk. Daarnaast kun je de verschillende inkomsten en uitgaven uitsplitsen, bijvoorbeeld producten of diensten met verschillende BTW tarieven of uitgaven voor kantoorbenodigdheden en software. Vervolgens maakt de boekhoudsoftware automatisch aparte totaaltellingen, zodat je inzicht krijgt hoe de verschillende geldstromen binnen je onderneming lopen. Handig voor jezelf en overzichtelijk voor de Belastingdienst!
Met name het berekenen en indienen van de omzetbelasting – de btw-aangifte – met boekhoudsoftware is eenvoudig. Het boekhoudprogramma houdt automatisch bij hoeveel je per periode moet afdragen of terugvragen, waarna je de btw aangifte in de meeste gevallen direct vanuit het programma kunt indienen bij én betalen aan de Belastingdienst.
Met de online boekhoudsoftware van Asperion kunnen (startende) ondernemers op makkelijke en overzichtelijke wijze zelf hun boekhouding bijhouden. Ook de btw-aangifte kan eenvoudig en snel worden ingediend.
Probeer de online boekhoudsoftware 30 dagen gratis uit en ontdek de kracht en rust van een georganiseerde administratie. Ook kun je samen werken aan je boekhouding met en je laten adviseren door een van onze gecertificeerde accounts – of administratiekantoren.
