Ja, als ondernemer moet je btw berekenen over je verzendkosten. Deze kosten maken namelijk deel uit van de totale verkoop. Waar je over postzegels geen btw hoeft te berekenen, is dit voor de verzendkosten wel gewoon het geval.
Hoe werken verzendkosten zakelijk en privé?
Voor een ondernemer is de informatie rondom btw op verzendkosten soms wat verwarrend. Zo weet je waarschijnlijk dat er sprake is van vrijstelling bij inkoop, terwijl dit bij verkoop niet het geval is.
Om daarom wat overzicht te creëren, zetten we alles bij deze even op een rijtje:
- Voor iedereen die privé postzegels of pakketzegels koopt: Koop je bijvoorbeeld privé postzegels of pakketzegels bij PostNL? Dan betaal je alleen de ‘standaard’ kosten daarvoor, zonder btw. Een leverancier van dit soort postzegels hoeft hier geen btw bij te berekenen. Deze producten zijn hiervan vrijgesteld.
- Voor ondernemers die zakelijk postzegels of pakketzegels kopen: Koop je je postzegels of pakketzegels zakelijk? Dan doe je een beroep op dezelfde vrijstelling die we bij het vorige punt noemden. De leverancier van deze zegels berekent geen btw, waardoor je hier als ondernemer dus ook geen btw over terug mag vragen in je BTW aangifte.
- Voor ondernemers die de verzending van hun product verkopen: Ben je een ondernemer die de verzending van producten verkoopt? Dan moet je hier wel btw over berekenen. Je berekent dus direct btw over de uiteindelijke pakketzegel die je hanteert voor je verzendingen. Deze btw die je ontvangt draag je als ondernemer vervolgens af als belasting in je BTW aangifte.
Waarom moet je btw afdragen over je verzendkosten?
In Nederland word je als ondernemer verplicht om btw over je verzendkosten te berekenen, zodat je je niet aan belastingontwijking schuldig maakt. Het is namelijk een feit dat verzendkosten vaak onderdeel uitmaken van de totale prijs van een product. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een ondernemer met ‘gratis verzending’ werkt.
Wanneer je dan als ondernemer geen btw over de inherente verzendkosten berekent, is er dus feitelijk sprake van een gedeeltelijke vrijstelling. Iedere ondernemer zou dan een te laag bedrag aan btw afdragen over gemaakte verkopen. Selecteer dus de juiste BTW bij het aanmaken van je facturen. Maak je gebruik van een online boekhoud pakket of facturatie software, dan kan je dit eenvoudig instellen.
Voorbeeldberekeningen van de btw bij verkopen met verzendkosten
De beste manier om te visualiseren hoe dit in de praktijk zou moeten werken (en hoe het juist NIET moet werken) is door even kort een paar voorbeelden door te nemen:
Voorbeeld 1: verkoop met verzendkosten MET btw (regels Belastingdienst)
Verkoop je als ondernemer voor €40 aan kleding + €5 verzendkosten? Dan draag je over het totaalbedrag van €45 de standaard 21% btw af (€9,45). Je volgt in dit scenario de regels van de Belastingdienst.
Voorbeeld 2: verkoop met verzendkosten ZONDER btw (foutief)
Verkoop je als ondernemer voor €40 aan kleding + €5 verzendkosten, maar besluit je om de btw over de verzendkosten niet af te dragen? Dan draag je in totaal €8,40 aan btw af (21% x €40).
Voorbeeld 3: verkoop met intentioneel verhoogde verzendkosten ZONDER btw (foutief)
Kies je er in een 3e scenario voor om de verzendkosten intentioneel te verhogen naar €14 EN hier vervolgens geen btw over af te dragen? Dan krijg je voor dezelfde kleding een rekensom waarbij je 21% btw afdraagt over €31 (€6,51) en over de resterende €14 helemaal geen btw afdraagt.
Je ziet aan de hand van deze voorbeelden dus duidelijk dat er oneerlijke voordelen ontstaan wanneer je als ondernemer geen btw over verzendkosten hoeft af te dragen.
Hoeveel btw moet je berekenen over de verzendkosten?
Belangrijk om in het achterhoofd te houden, is dat het btw-tarief afhankelijk is van het type product dat je verzendt. Er zijn 3 opties:
- 0% btw: Het nultarief geldt voor producten die volledig zijn vrijgesteld van btw.
- 9% btw: Als ondernemer draag je 9% btw af wanneer je producten tot de categorie ‘uitzonderingen’ behoren.
- 21% btw: Als ondernemer draag je standaard 21% btw af. Dit tarief geldt in alle gevallen, tenzij er sprake is van 1 van de 2 bovenstaande uitzonderingen.
Verkoop je producten uit verschillende categorieën? Dan moet je per product het bijpassende btw-tarief hanteren.
Hoe werkt btw berekenen over verzendkosten naar het buitenland?
Verkoop je als ondernemer producten aan klanten in het buitenland? Hou dan rekening met de volgende 3 hoofdregels:
- De regels van de Belastingdienst voor btw over verzendkosten gelden op zakelijk vlak voor binnen- en buitenlandse verkopen binnen de EU. Particulieren zonder btw-nummer betalen dus gewoon de Nederlandse tarieven (mits ze aan de drempelbedragen van het land voldoen).
- Indien je als ondernemer producten verzendt naar andere ondernemers binnen de EU mét een btw-nummer, dan moet je de btw verleggen. Het is dan de ontvanger die binnen de eigen landsgrenzen de btw moet afdragen.
- Indien je als ondernemer producten verzendt naar particuliere of zakelijke klanten buiten de EU, rekenen geen btw. Dit handelt de douane in het betreffende land af.
Waar moet je op letten bij btw over verzendkosten?
Btw over verzendkosten lijkt eenvoudig, maar er zijn een paar valkuilen waar ondernemers vaak tegenaan lopen. Dit zijn de belangrijkste regels:
- Zelfde tarief als je product
Verzendkosten volgen altijd het btw-tarief van de goederen: 0%, 9% of 21%. - Meerdere btw-tarieven in één bestelling
Verdeel de verzendkosten naar rato over de verschillende categorieën (bijvoorbeeld deels 9%, deels 21%). - Binnen de EU
– Particulieren: tot €10.000 omzet per jaar mag je Nederlandse btw rekenen. Daarboven gebruik je de OSS-regeling en reken je het lokale btw-tarief.
– Ondernemers (met btw-nummer): btw wordt verlegd, de klant draagt dit in eigen land af. - Buiten de EU
Export valt onder het 0%-tarief. De douane van het bestemmingsland heft invoerrechten en btw bij de klant. - Margeregeling
Ook bij margegoederen (bijvoorbeeld tweedehands producten) moet je btw rekenen over de verzendkosten. - Gratis verzending
“Gratis” betekent niet btw-vrij: de verzendkosten zitten in de productprijs en zijn dus gewoon belast met btw.
Praktische tip:
Zet verzendkosten als aparte regel op je factuur en laat je boekhoudpakket automatisch de juiste btw-code koppelen. Met Asperion voorkom je fouten en bespaar je jezelf gedoe bij een controle.
Photographer: Claudio Schwarz | Source: Unsplash
