Veel ondernemers verliezen elke maand tijd door hun boekhoudpakket. Het kost meer werk dan het oplevert. Dat is het moment om te kijken of overstappen logisch is. Ben je zzp’er of run je een klein bedrijf en voelt je boekhouding als meer werk dan nodig? Dan is de kans groot dat je huidige boekhoudpakket niet meer goed past.
Misschien kost het te veel tijd, is het onduidelijk, of krijg je geen goede hulp als je vastloopt. In dit artikel lees je wanneer overstappen naar een ander online boekhoudpakket slim is, welke drempels je kunt verwachten, en hoe je die overstap in de praktijk soepel regelt.
Waarom zou je overstappen van boekhoudpakket?
Veel ondernemers stappen over naar een nieuw boekhoudprogramma omdat hun huidige systeem niet meer aansluit op hun manier van werken. Vaak merken ze dat:
- Handmatig werk te veel tijd blijft kosten
- Slimme functies zoals bonnetjes scannen ontbreken
- Ze betalen voor functies die nooit gebruikt worden
- Support traag of onduidelijk is, waardoor ze zelf problemen moeten oplossen
Daarom zoeken ondernemers naar software die wél meegroeit met hoe zij werken.
Wanneer is het een goed moment om te wisselen?
Veel ondernemers denken dat je alleen per 1 januari kunt overstappen. Dat klopt niet. Je kunt het hele jaar door wisselen van boekhoudpakket, zolang je een duidelijk moment kiest en je gegevens netjes overzet. Handige momenten zijn bijvoorbeeld na een btw-aangifte of na het afsluiten van een kwartaal. Dan heb je meteen een logische knip in je administratie.
Welke zorgen houden ondernemers vaak tegen?
Het idee van overstappen roept vaak twijfels op. Je bent misschien bang dat je gegevens kwijtraakt, dat je tijdelijk dubbel moet boekhouden, of dat je geen tijd hebt om alles uit te zoeken. Die zorgen zijn begrijpelijk, maar meestal goed op te vangen. Met de juiste voorbereiding en ondersteuning hoeft overstappen helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Wat heb je nodig om goed te kunnen overstappen?
Voor een soepele overstap heb je vooral een paar basisgegevens nodig:
- Een duidelijk eindpunt in je oude boekhouding. Bijvoorbeeld: je stopt op 31 maart.
- Een overzicht van openstaande posten. Denk aan facturen die nog niet zijn betaald.
- Een beginbalans. Dit is een soort startoverzicht met de cijfers waarmee je verdergaat in het nieuwe systeem.
Soms vraagt je nieuwe boekhoudpakket ook om een 'auditfile'. Dat is een soort exportbestand met je boekhoudgegevens. Je hoeft niet precies te weten wat dat is, je oude boekhoudpakket kan dit meestal voor je aanmaken. En je nieuwe leverancier helpt je met het inlezen ervan.
Hoe werkt overstappen stap voor stap?
Stap 1: Oriënteer je. Wat mis je nu in je huidige systeem? Zoek naar pakketten die dat wel bieden. Let op gebruiksgemak, functies die je echt nodig hebt, en de ondersteuning die je erbij krijgt.
Stap 2: Kies je nieuwe pakket. Vraag een demo of proefperiode aan. Test hoe het voelt om facturen te maken, bonnetjes in te voeren, of btw-aangifte voor te bereiden.
Stap 3: Bereid je overstap voor. Werk je administratie bij tot het overstapmoment. Verzamel openstaande posten en download de auditfile uit je oude pakket.
Stap 4: Zet je gegevens over. Vaak kun je deze importeren in het nieuwe systeem. Veel leveranciers bieden hierbij hulp, of nemen het zelfs (gedeeltelijk) voor je uit handen.
Stap 5: Controleer of alles klopt. Kijk of je balans en openstaande posten overeenkomen met wat je had. Klopt het? Dan kun je verder in je nieuwe boekhoudomgeving.
Wat mag je verwachten van een goede leverancier?
Bij een overstap wil je er niet alleen voor staan. Een goede leverancier helpt je op weg met duidelijke uitleg, een checklist of stappenplan, en goed bereikbare ondersteuning. Bij Asperion krijg je bijvoorbeeld persoonlijke onboarding, begeleiding bij het overzetten van je administratie en directe hulp bij vragen.
Hoe helpt een mobiele app bij je boekhouding na de overstap?
Veel ondernemers zijn vaak onderweg en daardoor raakt administratie snel achter. Bonnetjes blijven liggen, facturen worden later verstuurd en het overzicht raakt kwijt.
Met een goede mobiele app los je dat direct op. Je voert bonnetjes meteen in, verstuurt facturen vanaf je telefoon en hebt altijd zicht op je inkomsten en uitgaven. Zo blijft je administratie up-to-date, zonder dat je achter je laptop hoeft te zitten.
Wanneer kun je beter nog even wachten met overstappen?
Een overstap is minder verstandig als je midden in een hele drukke periode zit zonder tijd of hulp. Ook als je administratie flink achterloopt is het beter om eerst orde op zaken te stellen. Maar zelfs dan kun je alvast oriënteren, een demo bekijken of advies vragen. Zo ben je voorbereid als het moment wél goed is.
Wat levert overstappen je op?
De meeste overstappers noemen als grootste winst: rust. Je hoeft minder handmatig te doen, maakt minder fouten, en hebt sneller overzicht. Ook merk je vaak dat de btw-aangifte makkelijker gaat, dat je sneller betaald krijgt en dat je administratie minder tijd kost.
Wil je weten hoe overstappen naar Asperion eruitziet?
Ben je benieuwd of Asperion past bij jouw bedrijf? Vraag een gratis demo aan of bekijk de informatiepagina voor ondernemers. Dan zie je direct wat er mogelijk is en hoe de overstap werkt. En als je wilt, helpen we je stap voor stap om het soepel te laten verlopen.
