Ontvang je regelmatig facturen uit niet-EU-landen, bijvoorbeeld van bedrijven zoals Zapier, Slack, OpenAI of AWS, uit de Verenigde Staten, met daarop 0% btw en de vermelding "Reverse charge applies"? Dan weet je hoe verwarrend dit kan zijn.
Hoe boek je deze facturen op de juiste manier in je administratie?
En wat houdt die btw-verleggingsregeling precies in?
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dit correct verwerkt in je boekhouding.
We nemen een echte voorbeeldfactuur van Zapier als uitgangspunt en behandelen duidelijk hoe je omgaat met de btw-verleggingsregeling én het omrekenen van USD naar EUR.
De situatie: Factuur van Zapier (VS)
- Leverancier: Zapier Inc. (VS)
- Datum: 27 juni 2025
- Bedrag: $29,99 USD
- Opmerking: "European VAT (0%) – Reverse charge applies"
- Btw-nummer Zapier: EU372079631
- Factuur in USD → Betaling in EUR via Nederlandse bankrekening
Wat betekent "Reverse Charge"?
Omdat deze dienst vanuit een niet-EU land aan jou als ondernemer in Nederland wordt geleverd, geldt de btw-verleggingsregeling.
Dat betekent:
- Jij moet de btw zelf aangeven in Nederland (doen alsof jij deze verschuldigd bent),
- Maar je mag diezelfde btw tegelijk aftrekken als voorbelasting (indien volledig aftrekgerechtigd).
Per saldo betaal je dus geen btw, maar je moet het wel aangeven in je btw-aangifte.
Hoe verwerk je dit in de boekhouding?
1. Omrekenen naar Euro's
Je werkt in je boekhouding in euro’s. De factuur is in dollars. Je hebt twee opties:
a. Gebruik het bedrag zoals het via de bank is afgeschreven
Bijvoorbeeld: de bank schrijft €27,80 af voor de $29,99 USD.
b. Gebruik de officiële dagkoers van de factuurdatum
Bijvoorbeeld: koers op 27 juni 2025 is 1 USD = 0,93 EUR → €27,89.
Eventuele koersverschillen bij betaling verwerk je dan apart op een koersverschillenrekening.
2. Inkoopfactuur verwerken
Bij het invoeren of verwerken van de factuur gebruik je in dit voorbeeld het totaalbedrag van €27,80 zowel als bedrag inclusief als exclusief btw.
Voor de btw gebruik je het Nederlandse tarief van 21%. Het totaalbedrag inclusief btw lijkt hierdoor niet logisch. Dit komt doordat je de btw direct ook weer aftrekt als voorbelasting.
Per saldo wordt de berekende btw er dus bij- en afgetrokken en voegt dus niets toe aan het factuurbedrag.
In het boekhoudpakket Asperion gebeurt dit automatisch. Bij het verwerken van de factuur.
Hoe wordt dit verwerkt in je btw-aangifte?
Per saldo is het btw-bedrag €0, maar je voldoet hiermee wél aan de wettelijke verplichtingen.
| Rubriek | Inhoud |
|---|---|
| 4a | €27,80 (belaste diensten van buiten de EU) |
| 5b | €5,84 (21% van €27,80 als voorbelasting) |
✅ De juiste btw-code zorgt ervoor dat: De btw wordt aangegeven in rubriek 4a van je btw-aangifte. De voorbelasting wordt opgevoerd in rubriek 5b.
Samengevat: Boek een buitenlandse factuur in 5 stappen
- Controleer of "Reverse charge applies" op de factuur staat.
- Reken het USD-bedrag om naar Euro’s (Koers op factuurdatum of bankafschrijving).
- Gebruik een btw-code voor “btw verlegd uit niet-EU-landen” (21%).
- Boek eventuele koersverschillen apart op de juiste grootboekrekening.
- Check dat het in je btw-aangifte terechtkomt in rubriek 4a en 5b.
Tot slot
Werk je met meerdere buitenlandse leveranciers? Dan is het slim om een automatisch herkenningsproces op te zetten in Asperion, met vaste btw-codes en kostenrekeningen.
Zo voorkom je fouten en bespaar je tijd.
Heb je hier hulp bij nodig of wil je dit proces automatiseren?
Neem gerust contact op – wij denken graag met je mee.
