E-facturatie is het digitaal verzenden en ontvangen van facturen. Dit vindt plaats tussen leveranciers en afnemers van diensten en/of goederen. Om dit op een veilige manier te doen, maak je als accountant, ondernemer of organisatie gebruik van een beveiligd, gestandaardiseerd netwerk. Peppol is hier een van de bekendere voorbeelden van. Je e-factuur is dan in een door machines afleesbaar formaat beschikbaar, zoals UBL.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is dus een factuur die je digitaal verzendt en/of ontvangt. Het belangrijkste verschil met de ‘traditionele’ facturen, is dat een digitaal boekhoudsysteem deze e-facturen direct en automatisch verwerkt. Er zijn 3 zeer belangrijke voordelen.
Een e-factuur is:
- Sneller: Een e-factuur is sneller, doordat het om volledig digitale bestanden gaat. Deze zijn voor een digitaal boekhoudsysteem direct in te lezen en te verwerken. Zo hoef je hier als boekhouder of ondernemer verder geen handmatige gegevens meer bij in te voeren. Dankzij het gestandaardiseerde digitale formaat komt het direct in het systeem van de ontvangende partij terecht. Veel organisaties merken daarom dat het bijvoorbeeld de liquiditeit sterk verbetert.
- Veiliger: Tegelijkertijd is een e-factuur ook veel veiliger dan de traditionele factuur. Zo maak je bijvoorbeeld automatisch minder fouten dankzij het vaste verwerkingsproces. Zonder menselijke inmenging is er ook geen kans op menselijke fouten. Bovendien is een netwerk als Peppol sterk beveiligd. De versleutelde netwerken voorkomen dat hackers of fraudeurs de kans krijgen om waardevolle informatie te achterhalen. Bekende problemen als onderschepping, aanpassing en vervalsing zijn verleden tijd.
- Efficiënter: Ten derde werkt een e-factuur ook nog efficiënter. Zo controleert het systeem automatisch op dubbele facturen, verkeerde bedragen of frauduleuze rekeningen. Bovendien checkt het altijd of de btw-nummers en KvK-nummers kloppen. Als boekhouder of ondernemer heb je dan al snel door waarom je tegelijkertijd kosten én tijd bespaard door met een betrouwbaar e-facturatiesysteem te werken.
Maar hoe ziet zo’n digitaal facturatieproces er nu van A tot Z precies uit?
Hoe werkt e-factureren?
E-factureren is een vrij simpel en overzichtelijk proces. Dat is namelijk ook het idee achter deze innovatie. Het is daarom in een aantal stappen goed aan te duiden hoe e-factureren in de praktijk werkt:
STAP 1: Je e-factuur aanmaken
Na het uitvoeren van een dienst of het verkopen van een product maak je een e-factuur aan.
Hierbij maak je gebruik van je boekhoudpakket, dat in een simpel gestandaardiseerd formaat (bijv. XML of UBL) een factuur creëert.
Eerst vul je alle wettelijk verplichte gegevens in. Het gaat dan om:
- Je volledige naam en adres
- Volledige naam en adres van je klant
- Je btw-nummer
- Je KvK-nummer
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer
- Omschrijving, aantal én leverdatum van diensten en/of goederen
- Bedrag excl. btw
- Btw-tarief
- Totaalbedrag factuur
Na een laatste check of alle gegevens kloppen, selecteer je de optie om een e-factuur te genereren binnen je boekhoudpakket.
STAP 2: Je e-factuur verzenden via Peppol
Nadat je e-factuur succesvol is aangemaakt, hoef je deze alleen nog te verzenden. Zoals eerder aangegeven, doe je dit via een beveiligd netwerk, zoals Peppol.
Het is belangrijk dat je boekhoudsoftware bij een dergelijk netwerk is aangesloten, omdat verschillende factuurportalen hier samenkomen. Dit houdt in dat alle organisaties die deel uitmaken van dit netwerk e-facturen met elkaar kunnen delen.
Via je Peppol Access Point staat je eigen boekhoudsoftware direct in verbinding met de boekhoudsoftware van de ontvanger. Je moet het echt zien als een internetrouter voor e-facturen.
STAP 3: Automatische verwerking van de e-factuur
De ontvanger van de e-factuur heeft het vervolgens erg makkelijk. De software van de klant haalt de factuur namelijk automatisch op, leest de gestructureerde gegevens uit en verwerkt deze automatisch in de eigen boekhouding.
Hierdoor hoef je bij het ontvangen van een e-factuur geen enkele handmatige invoer te doen.
Wat is Peppol?
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk dat het voor allerlei organisaties mogelijk maakt om elektronisch zakelijke documenten (bijv. facturen) uit te wisselen.
Dit systeem maakt gebruik van de ‘connect once, reach all’-werkwijze. Dit betekent dat je je maar eenmalig op het netwerk hoeft aan te sluiten, waarna je als organisatie alle andere organisaties makkelijk bereikt. Hierdoor verloopt belangrijke, digitale communicatie sneller, veiliger én efficiënter.
Er zijn 3 belangrijke kenmerken die duidelijk een beeld schetsen van hoe Peppol precies werkt:
- Access Points: Als organisatie maak je verbinding met het Peppol-netwerk door middel van een gecertificeerd Access Point. Dit vormt de brug tussen jouw organisatie en het uitgebreide Peppol-netwerk.
- Gestandaardiseerd formaat: Je facturen en andere documenten wissel je uit in een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL. Hierdoor spreken verschillende systemen alsnog dezelfde ‘taal’.
- Optimale veiligheid: Aan de hand van geavanceerde versleuteling en strikte beveiligingsvoorwaarden garandeert Peppol dat je op de meest veilig mogelijke wijze documenten uitwisselt met andere organisaties.
Hoe stuur ik een e-factuur aan een Belgische klant?
Om een e-factuur aan een Belgische klant te versturen, moet je van Peppol gebruikmaken met een softwarepakket dat hiervoor geschikt is. Ook heb je als ondernemer of boekhouder de optie om dit via een Peppol serviceprovider te regelen.
We gebruiken hier specifiek het woord ‘moet’, omdat het vanaf 2026 voor Belgische bedrijven niet meer is toegestaan om facturen als PDF’s via de mail te versturen. Vanaf 1 januari geldt in België een nieuwe wet die e-invoicing verplicht stelt in de B2B-sector. Het idee hierachter is dat het btw-fraude tegengaat.
Let er op dat je ook moet controleren dat je klant Peppol-gecertificeerd is of een toegangspunt heeft om je factuur op de juiste manier te ontvangen.
Is een PDF een e-factuur?
Een PDF is geen e-factuur. Dus naast het feit dat een factuur niet meer als PDF via de mail verzonden mag worden in landen als België en Duitsland, is een PDF-bestand sowieso niet het juiste document.
Een e-factuur is in de basis een gestructureerd document dat door machines leesbaar is. De bekendste opties op dit moment zijn een XML- en UBL-format. Boekhoudsystemen zijn in staat om deze automatisch in te zien, uit te lezen en te verwerken. Dit is bij een PDF niet het geval.
Een PDF is alleen voor mensen leesbaar en vereist daardoor een handmatige verwerking. Het is puur een digitale versie van een papieren factuur, zonder onderliggende structuur voor computersystemen.
Hoe stuur ik een e-factuur aan een gemeente?
Wil je een e-factuur aan een gemeente sturen? Dan heb je in principe 3 verschillende mogelijkheden om dit op de juiste manier te doen:
- Via Peppol-netwerk met je boekhoudprogramma: Het is geen probleem om een e-factuur aan je gemeente te versturen via het Peppol-netwerk van je boekhoudprogramma. Dit werkt dan in principe dus zoals we eerder hierboven hebben beschreven. De meeste boekhoudpakketten ondersteunen Peppol, waardoor je eenvoudig direct gebruikt maakt van deze werkwijze om de benodigde facturen aan jouw gemeente te versturen.
- Via een serviceprovider: Maak je geen gebruik van een eigen boekhoudpakket met een Peppol-koppeling en wil je toch van het Peppol-netwerk gebruikmaken om een e-factuur naar de gemeente te versturen? Dan kies je voor een portaal van een serviceprovider. Verschillende providers bieden factuurportalen aan die je handmatig e-facturen laten maken. Nadat je je e-factuur hebt aangemaakt, verstuur je deze via het portaal.
- Via een gratis e-facturatieportaal van de gemeente: Een derde optie is om je e-factuur via een gratis e-facturatieportaal van de gemeente te versturen. Veel gemeenten bieden dit aan, zodat je (net als bij optie 2) via een factuurportaal toch makkelijk een e-factuur aanmaakt en verstuurt. De gemeente van Amsterdam biedt deze optie bijvoorbeeld aan. Controleer even of jouw gemeente deze optie ook aanbiedt.
Naast de precieze werkwijze van een e-factuur sturen aan een gemeente, heb je ook nog bepaalde gegevens nodig om dit op de juiste manier te doen. De belangrijkste informatie die je specifiek bij het versturen van een factuur naar een gemeente nodig hebt, is een OIN.
Wat is een OIN (Organisatie-identificatienummer)?
Een OIN is een Organisatie-identificatienummer. Dit is een uniek nummer dat bestaat uit 20 cijfers en veilige, digitale communicatie met de overheid mogelijk maakt. Het is van groot belang om dit nummer bij de hand te hebben wanneer je een e-factuur gaat versturen.
Je moet het OIN zien als je digitale postadres. Het helpt de overheid om zeker te weten met welke organisatie ze te maken hebben. Dit nummer speelt om deze reden een sleutelrol bij:
- Identificatie
- Authenticatie
- Autorisatie
Je vindt de benodigde OIN door deze aan je opdrachtgever te vragen, in de Peppol Directory op te zoeken of door in het OIN Register van Logius te kijken. Logius is het agentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.
Hoe kan ik mij aanmelden op het Peppol netwerk?
Wil je je aanmelden op het Peppol netwerk? Dan is dat vrij gemakkelijk mogelijk door je te registreren via de software van een Peppol Service Provider.
Wij helpen je hier bij Asperion graag verder mee.
Het is niet mogelijk om je rechtstreeks aan te melden bij Peppol. Dit moet altijd via een derde partij die een toegangspunt aanbiedt.
Na de registratie ontvang je een uniek Peppol ID, waarmee je vervolgens veilig al je e-facturen en overige documentatie digitaal verzendt.
Is e-facturatie verplicht in Nederland?
Op dit moment is e-facturatie niet verplicht in Nederland, tenzij er sprake is van levering aan overheden (B2G).
E-facturatie is vanaf 1 januari 2030 echter wel verplicht binnen de Europese Unie, wanneer dit tussen bedrijven onderling (B2B) of bij leveringen aan overheden (B2G) plaatsvindt. Het gaat dan om grensoverschrijdende transacties. Vanaf 1 januari 2026 is dit ook het geval in veel Europese landen, zoals België en Duitsland.
Dit heeft te maken met de nieuwe ViDA-regelgeving (VAT in the Digital Age), waardoor e-facturatie vanaf 2030 verplicht is voor alle B2B- en B2G-transacties binnen de Europese Unie.
De verwachting is dat deze verplichting ergens in het kalenderjaar 2026-2027 ook gefaseerd wordt ingevoerd in Nederland.
Op het moment dat hier meer over bekend is, passen we deze informatie bij Asperion uiteraard gelijk aan.
