Self-billing is een werkwijze die we in het zakelijk verkeer langzaam maar zeker steeds vaker voorbij zien komen. De term zelf klinkt bijna onnatuurlijk. Maar wat betekent het in de praktijk nu echt? In deze tekst nemen we met je door wat self-billing inhoudt, wat de voordelen ervan zijn, voor wie het interessant is en hoe je het correct in de boekhouding verwerkt.
Wat houdt self-billing precies in?
Bij self-billing is het de bedoeling dat de klant zelf de factuur opstelt. Normaal gesproken doe je dit als dienstverlener of product verkoper natuurlijk zelf. Bij self-billing draai je dit proces simpelweg om. Daarbij is het dan ook belangrijk dat de klant volledigheid van informatie heeft. Er moet precies bekend zijn wat de afgesproken prijzen waren.
De voordelen van self-billing
Wanneer men self-billing op de correcte wijze uitvoert, levert dit een aantal voordelen op. Met name voor de klant. Je moet dan denken aan zaken als:
- Altijd een correcte factuur
Als klant zijnde weet je zeker dat je over een correcte factuur beschikt. Aan de hand van je eigen informatie stel je deze dan namelijk op. Zeker in het geval dat er sprake is van het volledig geautomatiseerd opstellen van facturen. Als klant zijnde is dit een fijne gedachte. Je hoeft je in mindere mate bezig te houden met het checken van alle facturen.
De controle van de factuur verschuift hierbij naar de leverancier. - Versnelt het proces aanzienlijk
Tegelijkertijd gaat dit het volledige proces dus aanzienlijk versnellen. Normaal gesproken komt het vaak voor dat er allerlei correcties moeten worden gedaan. Hierdoor ontstaan er weer creditfacturen en kan de totale administratieve rompslomp aardig oplopen. Door te kiezen voor self-billing, gebeurt dit veel minder vaak. Zodoende blijft er méér tijd over om mankracht op andere zaken te richten.
De belangrijkste randvoorwaarde van deze manier van werken is, zoals gezegd, dat de klant dus de precieze tarieven moet kennen. Hier is namelijk niet in iedere situatie ook daadwerkelijk sprake van. Om hier wel zeker van te zijn, zijn duidelijk prijsafspraken noodzakelijk. In combinatie met een raamovereenkomst heeft de klant dan alle informatie om op een correcte wijze aan self-billing te doen.
In de praktijk zie je bijvoorbeeld dat deze manier van werken goed werkt bij een affiliate platform dat als tussenpersoon van een influencer en adverteerder functioneert. Gezien het platform namelijk precies weet wat de influencers verdienen, is het mogelijk om volautomatisch alvast een factuur op te stellen. Zo is het totale facturatieproces flink ingekort.
Let er daarbij wel op dat de standaardeisen van het opstellen van een factuur gelden. Daar bovenop is het noodzakelijk om te vermelden dat de klant de factuur heeft opgesteld. Dit doe je door ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ aan de factuur toe te voegen. Ook moeten alle partijen akkoord zijn met deze werkwijze.
Tips voor het verwerken van ontvangen Self-Billing Facturen in Asperion
Vergelijk de ontvangen Self-Billing facturen met de eigen gegevens omtrent geleverde producten en diensten alvorens deze te boeken. Op deze factuur moet duidelijk ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ vermeld zijn.
De factuurnummering door de klant zal veelal niet aansluiten bij je eigen factuurnummering. Het is ook mogelijk dat er reeds gebruikte factuurnummers gebruikt worden. Maak voor de verwerking van Self-Billing facturen daarom een apart dagboek type Verkoop aan, zodat de factuurnummers niet door elkaar lopen met je eigen nummering en daarmee ook apart te herkennen blijven in de administratie.
